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档案室工作职责

作者:   来源:  发布时间: 2019/9/24   浏览次数: 323    [ 字体:  ]

 一、贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规,制定bte365官网地址档案工作的管理制度、实施细则。
二、负责对文件材料形成部门的立卷归档工作进行指导,并集中统一管理本单位的全部档案。
三、对分公司所属单位的档案工作进行业务指导和监督、检查。
四、编制检索工作具和文件汇编工作,积极推行档案管理的现代化,达到档案的有效利用。
五、会同分公司机关有关业务科室对已经超过保管期限的档案进行鉴定。
六、参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作。
七、负责培训档案管理人员,提高专业理论及业务水平,交流档案工作经验。
八、根据档案进馆范围的规定,向档案馆移交永久保管的档案。
九、积极完成上级档案部门交办的档案业务工作。

 

 


档案库房管理制度

一、非档案管理人员不得进入档案库房。业务经办人员需进入保存有陕北片区电子档案和bte365官网地址财务档案的库房,必须有档案管理员陪同并进行登记方可入内。
二、库房内应配备齐全的消防设备、监控设施,严禁烟火,不得带入和堆放易燃、易爆物品,严格做好防火措施。
三、库房内电器设备用毕立即关闭,下班前切断电源并认真检查,发现问题及时处理。
四、注意库房门窗开关和上锁情况,严格保管库房钥匙,严格做好防盗措施。
五、档案库房必须保持干净整洁的环境卫生,同时根据库房内温度变化情况,随时调整湿、温度,库房温度应控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%之间,做好防潮措施。
六、建立库房安全检查制度,每月由办公室主任牵头对库房实施一次安全检查,并做好检查记录。

 

 

 


档案资料借阅制度
一、分公司工作人员因工作需要可借阅档案,最长不能超过一周,如需延用,须到档案部门补办手续。
二、借阅者要填写档案借阅登记表,当面点清件数、页数,归还时点收注销。
三、查阅、复制机密等重要文件须经主要领导批准,绝密文件、密码电报一律不得复制。财务档案只能由财务人员借阅,并须经分公司主要领导批准。
四、借阅者对所借档案应负安全和保管责任,不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制,严禁在档案文件上填注、涂改、挖洞、抽页、圈点和污损。
四、借阅者严守机密,不得泄露档案内容、丢失、转借或擅自带出单位。
五、外单位查阅本公司的档案,必须持单位介绍信,经分公司领导批准后方可在阅览室查阅。
六、借阅者出差、请假应交还所借的档案,不得延期归还。调动、退休时,档案室核查签字,方可办理调离手续。

 

 

 


档案鉴定、销毁制度

一、销毁档案必须严格把关,慎重从事,销毁前应由分公司领导、部门负责人和档案管理人员组成的鉴定小组提出销毁意见,经分公司领导和上级主管机关审查批准,同时报送有关档案部门备案后方可销毁,未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
二、档案管理人员在销毁前,应对鉴定的销毁清册认真进行清查、核对后,在销毁清册上注明销毁日期并签字盖章。
三、对已到保管期限,但经鉴定尚需继续保存的档案,可延长保管期限。
四、按照国家有关保密规定,销毁档案时应由档案部门和有关部门共同监销。销毁后应将情况报告本单位领导。

 

 

 

 

 


档案保密制度

一、严格遵守党和国家的秘密,正确划清保密与非保密的界限,对列入保密范围的档案资料要严加管理。
二、对工程建设、财务管理中涉及保密范围的计划、数据、图纸资料要严格控制借阅范围、借阅时间、限定阅文地点,严格借阅手续,确保档案安全。
三、对有特定保密对象的文件,要避免本人接触,涉及对案件、事件调查处理材料,未经主管领导批准不准摘录复印。
四、档案人员严格遵守保密规定,做到知密不泄密,不得将档案丢失、转借或私自带出单位。
五、定期对各类档案进行鉴定,根据上级有关规定及时调整密级,扩大利用和交流范围。

 

 

 

 

档案复制管理制度
一、一般文件、资料经办公室主任、分管领导同意后方可复制。
二、绝密级文件、图纸、电报和发文单位规定不准复印的文件,以及未公开的中央和省级领导同志的内部重要讲话材料等不得复印。
三、机密级文件,一般不予复印,如确因工作需要,须经文件所在部门领导批准后方可复印。
四、秘密文件、图纸等资料需要复印的,应办理登记手续,经办公室主任批准,分管部门的领导许可,主要领导批准后,方可复印,并严格控制复印份数分发范围。同时加盖编号章,等同原件管理和保管,并定期清退和销毁,以防丢失、泄密;
五、为防止复印工作中出现泄密现象,复印机由专人使用和保管,做到件件有批准、登记。

 

 

 

 

立卷归档制度

一、bte365官网地址在bte365官网工作中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均应由文书部门或业务部门负责收集、整理、立卷、编目,并按规定向档案室移交归档。任何部门或个人,不得以任何理由据为己有或拒绝归档。
二、文书档案次年4月30日前归档;科技档案,工程竣工验收后三个月内向档案室归档;重要设备,安装验收后1个月内归档;养护、机电、房建等工程文件材料,应在工程项目竣工验收后1个月内移交归档;会计档案在当年年终由财务部门按归档要求整理、立卷、装订成册,编制会计档案管理清册并保管一年后,于第3年4月30日以前向档案室移交;照片、声像及奖状、锦旗等特殊载体档案随同相关档案移交时间归档。
三、移交归档时,交接方按规定对所交档案认真清点、核对,连同归档目录一起移交档案室保存,并履行相关手续。
四、各类文件材料一般归档一份,比较重要或利用频繁的可归档二份。
五、归档的文件材料遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件间的有机联系,区别不同价值,科学分类、排序、立卷和编目。
六、案卷标题应简明确切,保管期限划分准确,便于保管和查找利用。
七、归档的文书档案、科技档案质量应符合国家规定的质量标准,否则档案室有权要求归档部门按照标准重新整理。
八、电子文件应清晰,无划痕,无病毒,使用不可擦除型光盘。
九、文书档案归档工作由文书部门或业务部门文书处理人员负责,会计档案立卷归档由财务部门或经办会计人员负责;科技文件材料立卷档案由各形成部门、科研和其他技术项目承办人员负责;声像资料、电子文件归档由形成部门负责。

 

 

 

 

 

 


档案人员岗位职责
一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及档案工作规章、业务规范,坚持依法管理档案工作;
二、指导分公司下属各单位做好档案的收集、整理、立卷、归档工作,提高案卷质量;
三、负责做好档案的收集、整理、保管、鉴定和利用等工作,熟悉所保管的档案,不断提高科学管理水平;
四、保护档案的安全,做好防护工作;
五、开展档案业务指导工作,采取各种有力措施,检查督促所属各单位做好档案工作;
六、做好档案的利用服务工作,编制检索工具和汇编文件资料,迅速准确的查调档案;
七、遵守保密制度,未经批准,不得利用职权擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案的机密内容,不得损害国家和分公司利益,确保档案机密安全;
八、忠于职守,与时俱进,不断学习档案业务,掌握档案管理现代化技术,具备专业知识,努力提高档案管理水平。
九、发现档案丢失、盗窃、失密等情况,档案管理人员必须立即报告主管领导,不得延误;
十、会同分公司机关有关业务部门对已经超过保管期限的档案进行鉴定;
十一、参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作;
十二、完成领导交办的其他工作。
电子档案异地异质备份基地制度
一、bte365官网地址对陕北片区各单位的电子档案仅代为保管,而非利用,以促进陕北片区各单位电子档案的安全。
二、陕北片区各单位需异地异质备份的档案自行确定,自行备份。
三、陕北片区各单位每年于10月31日之前将上一年的重要档案存储至移动硬盘或光盘,指定专人交给bte365官网地址档案管理员。
四、电子档案异地异质备份移交手续和清单必须齐全,明确移交存储介质、介质数量、数据空量、封存及外观情况等;《 (单位名称) 电子档案异地异质备份移交清单》(附件1)必须经移交双方经手人、监交领导签字,并加盖双方单位公章;
五、档案备份件送交过程必须安全可控,做到备份件与人同行,送交必须2人以上;各单位电子档案的备份应当密封(密封条加盖单位公章)送备;
六、bte365官网地址电子档案异地异质备份档案库房应配备防盗窗和防盗门、监控设施、遮光窗帘、温湿度控制设备、气体灭火器等安全设施设备,若出现或者可能出现安全问题,应当及时通知对方单位;
七、bte365官网地址对异地异质备份的电子档案承担妥善保管的责任,未经交通集团办公室及备份件所属单位许可,不得以任何方式启封、查看、使用、利用、篡改和销毁备份件。凡擅自利用和借出造成泄密或丢失的,将追究相关人员的法律责任。
八、陕北片区各单位需要对在bte365官网地址保管的电子档案进行提取,须填写《(单位名称)电子档案异地异质备份提取审批表》(附件2),经交通集团、bte365官网地址同意后,方可提取。使用完毕后,及时将备份数据送回bte365官网地址,并写明送还时间(附件2)。
九、档案管理人员要认真履行工作职责,做好备份档案保管工作,工作人员调离时,必须办理完交接手续方可调离,确保备份档案安全。

 

 

 

 

 


电子档案异地异质存储制度
一、bte365官网地址作为提取单位,将重要档案异地异质存储在黄延分公司,确保数据安全。
二、重要档案备份内容
(一)室藏纸质、照片、录音、录像档案数字化副本;
(二)室藏电子档案(电子公文、数码照片);
(三)室藏档案机读目录(案卷级、文件级);
(四) 财务软件帐套系统数据备份;
(五)软件系统(服务器操作系统、档案管理系统等)
三、备份存储介质
(一)异质备份应当选用安全性能高、兼容性强、易于长期保存、读取信息便捷的移动硬盘、蓝光光盘等作为档案异地异质备份存储介质。
(二)移动硬盘、蓝光光盘各两份,一份存于交通集团、一份存于黄延分公司。
四、电子档案封存前,应填写《(单位名称)电子档案异地异质备份清单》(附件3)一式两份,一份与电子档案一并封存,一份留存档案室备用。
五、bte365官网地址备份的电子档案必须密封(密封条加盖单位公章),2人以上送至黄延分公司,并填写《(单位名称)电子档案异地异质备份移交清单》(附件1)。
六、bte365官网地址提取在黄延分公司保管的电子档案时,必须填写《(单位名称)电子档案异地异质备份提取审批表》(附件2)。

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